Mẫu phiếu thu tiền mặt là thứ xuất hiện rất nhiều trong doanh nghiệp. Với tầm quan trọng của nó, việc áp dụng đúng mẫu phiếu thu tiền mặt mới nhất là vấn đề được rất nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp quan tâm. Hãy chắc chắn doanh nghiệp của bạn đang sử dụng đúng mẫu phiếu thu mới nhất theo quy định pháp luật để tránh nhữung phiền phức nếu có.
MẪU PHIẾU THU TIỀN MẶT LÀ GÌ?
Mẫu phiếu thu tiền mặt được biết đến như một loại giấy tờ minh chứng cho các quá trình giao dịch áp dụng hình thức thu chi bằng tiền mặt cái mà đã được các doanh nghiệp hoàn tất. Các đơn vị hay doanh nghiệp sử dụng nó với mục đích để xác định số tiền mặt hay ngoại tệ được nhập vào quỹ, các khoản tiền Việt Nam hoặc tiền ngoại tệ khi nhập vào quỹ đều phải có Phiếu thu. Phiếu thu cũng được coi là một mẫu biên nhận được sử dụng để thủ quỹ làm căn cứ để thu tiền, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan, ghi sổ quỹ.
Thông thường, phiếu thu được đóng thành quyển, ghi số của từng quyển, số của từng phiếu thu và được dùng trong 1 năm. Số phiếu thu được đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.
Nhìn chung, nội dung chính của một tờ phiếu thu tiền mặt bao gồm các thông tin như: ngày giao dịch, số lượng, tên doanh nghiệp (hay người thực hiện giao dịch), số tham chiếu (biên lai hay séc đi kèm), mô tả tổng quan về giao dịch.
Thanh toán tiền mặt mới nhất
MẪU PHIẾU THU TIỀN MẶT MỚI NHẤT
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính (hay còn được gọi là mẫu phiếu thu theo quyết định 48) hướng dẫn chế độ kế toán của các doanh nghiệp có một vài thay đổi nhỏ về nội dung và hình thức cần lưu ý như sau:
Những bên liên quan trong mẫu phiếu thu
Mẫu phiếu thu sẽ thể hiện thông tin chính là thông tin về các khoản thu trong quá trình làm việc của doanh nghiệp hay người nào đó trong đơn vị doanh nghiệp đó.
Trong mẫu phiếu thu sẽ xuất hiện những thông tin quan trọng là thông tin của các bên liên quan cơ bản bao gồm:
- Người nộp tiền: là người thực hiện thanh toán hoặc trả tiền cho một doanh nghiệp khác.
- Người thu tiền: là người hoặc doanh nghiệp được thanh toán hay gọi một cách đơn giản là người nhận tiền. Thông thường, người thu tiền cũng chính là người lập phiếu.
- Người lập phiếu: là người lập ra phiếu thu này.
- Thủ quỹ: là người nhận tiền và cũng chính là người đưa tiền mà kế toán nhận hoặc người lập phiếu vào kho.
- Kế toán và giám đốc: là người kiểm chứng cuối cùng của văn bản hành chính mẫu phiếu thu này.
Form mẫu phiếu thu mới nhất
Nhìn chung, mẫu phiếu thu này bao gồm các thông tin cơ bản của người nộp tiền như: họ tên, địa chỉ, lý do nộp tiền, số tiền nộp… Thông tin cơ quan đơn vị nhận: địa chỉ doanh nghiệp/đơn vị, tên doanh nghiệp và số mẫu phiếu thu…
Một trong những thông tin quan trọng nhất bắt buộc phải có trong mẫu phiếu thu tiền mặt đó là chữ ký của các thành phần: giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu và thủ quỹ.
Form mẫu thu tiền mặt mới nhất
Những tài liệu đi kèm cùng phiếu thu
Có nhiều loại tài liệu cần phải đính kèm theo các phiếu thu để chứng thực tính đúng đắn của các khoản thu chi còn được gọi là tài liệu nguồn. Tài liệu nguồn bao gồm những thứ sau:
- Đơn hàng: Khi một doanh nghiệp muốn mua một mặt hàng, họ sẽ soạn sẵn một mẫu đơn đặt hàng. Mẫu đơn đặt hàng thường rất đơn giản, được soạn trên khổ giấy A5 từ một cuốn sách trùng lặp hoặc nó có thể là một mẫu được cung cấp bởi người bán thông quá trang web hoặc danh mục trực tuyến của nó. Các hình thức đặt hàng không phải lúc nào cũng được hiển thị chi phí vì người mua có thể không biết chi phí đặt hàng.
- Bảng báo giá: Doanh nghiệp có thể yêu cầu báo giá từ những người bán khác nhau cho các mặt hàng họ muốn mua. Các tài liệu báo giá này sẽ được xem xét, thảo luận và cuối cùng, doanh nghiệp đưa ra quyết định về nơi họ sẽ mua sản phẩm, việc này thường được quyết định dựa vào việc đâu là nơi bán sản phẩm với giá và chất lượng tốt nhất.
Bảng báo giá rõ ràng
- Biên lai giao hàng: trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp sẽ yêu cầu một biên lai giao hàng với các mặt hàng được vận chuyển, đăng hoặc giao trong mẫu phiếu thu của mình. Những tài liệu sẽ có miêu tả vfe các mặt hàng đang được giao để người mua có thể kiểm tra nó với đơn đặt hàng của họ ngay khi được vận chuyển đến.
- Hoá đơn bán hàng và mua hàng: Khi một mặt hàng được bán, người bán sẽ phát hành một tài liệu cung cấp chi tiết về việc bán hàng. Hoá đơn bán và mua hàng được xem là tài liệu quan trọng nhất khi kê khai mẫu phiếu thu của doanh nghiệp. Một ví dụ là việc thanh toán không được muộn hơn 30 tháng sau ngày xuất hoá đơn. Người bán nhập tài liệu vào hệ thống của họ dưới dạng hoá đơn bán hàng còn người mua sẽ nhập nó vào hệ thống của họ dưới dạng hoá đơn mua hàng.
- Ghi chú tín dụng và ghi nợ: Nếu người mua quyết định không giữ một mặt hàng mà trả lại cho người bán, người bán sẽ đưa ra một lưu ý đặc biệt để hiển thị số tiền được hoàn trả. Trong hệ thống sổ sách kế toán của nhà cung cấp, nó được gọi là ghi chú tín dụng vì nó làm giảm số tiền khách hàng còn nợ. Trong hệ thống sổ sách kế toán của khách hàng, nó được gọi là giấy ghi nợ vì nó làm giảm số tiền họ nợ người bán.
- Séc: Là một loại giấy bạc đặc biệt đại diện cho tiền mặt đang được khách hàng thanh toán. Séc yêu cầu chữ ký của người ký hợp đồng uỷ quyền của tài khoản ngân hàng mà séc được phát hành. Mỗi tờ séc có một số đặc biệt trên đó cần được ghi vào hệ thống sổ sách kế toán. Tên của người được trả tiền nên được viết trên đó.
- Biên lai: Biên lai cũng là một tài liệu quan trọng cần phải dính kèm theo cùng mẫu phiếu thu tiền mặt. Nó là bằng chứng cho thấy thanh toán đã được thực hiện, đó là một ý tưởng tốt khi thanh toán tiền mặt. Biên lai thường được tự động cung cấp khi bạn mua một cái gì đó từ các cửa hàng.
Biên lai thu tiền
- Phiếu gửi hoặc nhận tiền: Khi khách hàng thanh toán bằng séc hoặc tiền mặt, người bán sẽ viết một phiếu gửi tiền ngân hàng và đưa đến ngân hàng, xuất trình cùng với séc và tiền mặt. Ngân hàng sẽ lập biên bản thanh toán để họ hiển thị trên bảng sao kê ngân hàng của khách hàng như một khoản thanh toán được thực hiện.
Riêng đối với mẫu phiếu thu góp vốn thì một văn bản quan trọng cần được đi kèm đó chính là biên bản góp vốn của các cổ đông trong quá trình tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
CÁCH LẬP PHIẾU THU
Khi lập các mẫu phiếu thu tiền mặt, bạn cần chú ý ghi rõ các thông tin như: Số phiếu và ngày tháng năm lập phiếu, họ tên người nộp tiền, địa chỉ người nộp tiền, nội dung nộp tiền (Vd: Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm; thu tiền tạm ứng còn thừa…) Người lập phiếu cũng phải ghi đúng số tiền thu dưới cả hai hình thức bằng số và bằng chữ. Sau cùng, ghi số chứng từ gốc kèm theo (ghi rõ kèm theo hoá đơn số để dễ dàng quản lý và theo dõi).
Tuy đơn giản nhưng mẫu phiếu thu cũng cần phải được trình bày chuẩn cả về nội dung lẫn hình thức, và không phải ai cũng biết cách viết mẫu phiếu thu sao cho chỉnh chu và đúng chuẩn. Ở mỗi doanh nghiệp có thể sẽ có những cách viết mẫu phiếu thu khác nhau mà bạn cần tìm hiểu.
